User Data Deletion Instructions
OneFlow Publisher

This page describes how you can request the deletion of personal data that OneFlow s.r.o. ("OneFlow") processes in connection with the OneFlow Publisher application (Meta App ID 1239370548302204, the "Application") integrated with Meta Platforms.

You have the right to request deletion at any time, free of charge, under:

• Article 17 of the General Data Protection Regulation (GDPR) — the "right to erasure"
• Czech Act No. 110/2019 Coll., on the Processing of Personal Data
• Section 3(d)(i) of the Meta Platform Terms

OneFlow does not require you to provide a reason for your request. We process every deletion request received from a verifiable user.

1.1 What gets deleted

Upon a successful deletion request, we permanently remove or fully anonymise the following personal data associated with your Meta user identity:

• Your public profile data obtained from Meta (name, Meta user ID, profile picture, age range, gender, locale)
• Your email address (where granted)
• Page access tokens and Page metadata stored for your account
• Posts metadata, scheduling history, and audit logs published via the Application on your behalf
• Instagram Business Account references and media metadata accessed by the Application
• Engagement and insights data processed for your dashboard
• Application web server logs containing your IP address or session identifiers
• Any additional internal records (configuration, preferences, support tickets) tied to your identity

1.2 What we may retain (legal exceptions)

Some data may be retained beyond your deletion request where required by applicable law:

• Accounting and tax records — retained for 10 years from the end of the accounting period under Act No. 563/1991 Coll. (Accounting Act) and Act No. 235/2004 Coll. (VAT Act).
• Anti-money-laundering records — retained for 10 years under Act No. 253/2008 Coll., where applicable to the relationship.
• Records required for the establishment, exercise or defence of legal claims — retained for the limitation period set by the Czech Civil Code (typically 3–10 years), pursuant to GDPR Art. 17(3)(e).
• Aggregated, fully anonymised analytics — retained without restriction, as such data no longer constitutes personal data under GDPR Recital 26.

Where we retain data on a legal basis after your deletion request, that data is access-restricted and may only be processed to fulfil the legal obligation in question.

Choose any of the three methods below. They are equally valid; pick the one most convenient for you.

Method 1 — Remove the App from your Meta Settings (recommended)

Method 2 — Email request (manual)

Send an email to our privacy contact:

📧 Open pre-filled email

Or copy this template manually:

We will respond within 5 business days with a verification check (typically asking you to reply from the same email address that is on file). After successful verification, deletion is completed within 30 days.

Method 3 — Postal mail (formal)

If you prefer to send a written request by post, address it to the registered office of the Data Controller:

Include the same information as in Method 2 (full name, email linked to your Meta account, optional Meta user ID, country of residence) and a clear statement that you are requesting deletion under GDPR Art. 17 in connection with the OneFlow Publisher application (Meta App ID 1239370548302204).

From the moment we receive a verifiable deletion request, the following timeline applies:

3.1 If you do not receive confirmation

If 30 days have passed since you submitted a request and you have not received confirmation, please re-send your request to dopita@oneflow.cz with the original date of submission, or escalate the matter directly to the Czech supervisory authority (see Section 4). We respond to every legitimate inquiry.

Submitting a deletion request does not affect your other rights under the GDPR. You may at any time:

• Request a copy of the data we hold (right of access, GDPR Art. 15) before submitting a deletion request.
• Restrict the processing instead of deleting (right to restriction, GDPR Art. 18) — for example, if you intend to use the data later for legal claims.
• Receive a portable copy of the data in a structured, commonly used, machine-readable format (right to portability, GDPR Art. 20) before deletion.
• Withdraw any consent you previously gave (where the processing was based on consent, GDPR Art. 7(3)).

4.1 Supervisory authority

If you believe that our processing of your personal data violates the GDPR, you have the right to lodge a complaint with the Czech supervisory authority:

You may also lodge a complaint with the supervisory authority in your country of residence, place of work, or place of the alleged infringement, in accordance with GDPR Art. 77.

4.2 Frequently asked questions

Will deleting my data also delete my Facebook account? No. The deletion request handled here covers only data held by OneFlow s.r.o. in connection with the OneFlow Publisher application. Your Meta / Facebook / Instagram account remains separately managed by Meta and is not affected. To delete your Meta account itself, follow Meta's own procedure at facebook.com/help/delete_account.

Will my Page posts that the Application published be deleted? Posts published via the Application live on the Facebook Pages or Instagram Business Accounts you administer. They are part of those Pages, not part of OneFlow's data store. Deleting your data with us does not delete the posts from the underlying Pages — for that, use Meta's own post-deletion controls. We will, however, remove our internal records (post ID references, scheduling history, audit logs) tied to your account.

Can I request deletion on behalf of someone else? Only with proper authorisation. We may ask for a power of attorney or comparable evidence before processing such a request, in line with GDPR Art. 12(6).

What if my data is already deleted automatically? If you have not used the Application for 24 consecutive months, your data is scheduled for automatic deletion under our routine retention policy (see Privacy Policy Section 5). A request received during that window simply accelerates the process.

Tato stránka popisuje, jak můžete vyžádat smazání osobních údajů, které společnost OneFlow s.r.o. („OneFlow") zpracovává v souvislosti s aplikací OneFlow Publisher (Meta App ID 1239370548302204, dále „Aplikace") integrovanou s Meta Platforms.

Máte právo vyžádat smazání kdykoli, zdarma, podle:

• Článku 17 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) — „právo být zapomenut"
• Zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
• Sekce 3(d)(i) Meta Platform Terms

OneFlow po vás nepožaduje zdůvodnění žádosti. Zpracováváme každou žádost o smazání obdrženou od ověřitelného uživatele.

1.1 Co se smaže

Po úspěšné žádosti o smazání trvale odstraníme nebo plně anonymizujeme následující osobní údaje spojené s vaší Meta identitou:

• Údaje veřejného profilu získané z Meta (jméno, Meta user ID, profilová fotografie, věkové rozmezí, pohlaví, locale)
• Vaši e-mailovou adresu (pokud byla udělena)
• Page access tokens a metadata Stránek uložená pro váš účet
• Metadata příspěvků, historie plánování a audit logy publikované přes Aplikaci vaším jménem
• Reference Instagram Business Account a metadata médií, ke kterým Aplikace přistupovala
• Data engagementu a insights zpracovávaná pro váš dashboard
• Logy webového serveru Aplikace obsahující vaši IP adresu nebo identifikátory session
• Veškeré další interní záznamy (konfigurace, preference, podpora) vázané na vaši identitu

1.2 Co můžeme uchovat (zákonné výjimky)

Některé údaje mohou být uchovány i po vaší žádosti o smazání, pokud to vyžaduje platná legislativa:

• Účetní a daňové záznamy — uchovávány po dobu 10 let od konce účetního období podle zákona č. 563/1991 Sb. (zákon o účetnictví) a zákona č. 235/2004 Sb. (zákon o DPH).
• Záznamy proti praní špinavých peněz — uchovávány po dobu 10 let podle zákona č. 253/2008 Sb., kde se uplatní na vztah.
• Záznamy nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků — uchovávány po promlčecí dobu stanovenou občanským zákoníkem (typicky 3–10 let), v souladu s čl. 17 odst. 3 písm. e) GDPR.
• Agregovaná, plně anonymizovaná analytická data — uchovávána bez omezení, protože taková data již nepředstavují osobní údaje podle bodu 26 odůvodnění GDPR.

Pokud uchováváme údaje na zákonném základě po vaší žádosti o smazání, je k těmto údajům omezen přístup a smí být zpracovávány pouze za účelem splnění příslušné zákonné povinnosti.

Vyberte si kterýkoli ze tří způsobů níže. Jsou rovnocenné; zvolte ten, který je pro vás nejpohodlnější.

Způsob 1 — Odebrání aplikace v nastavení Meta (doporučeno)

Způsob 2 — E-mailová žádost (manuální)

Pošlete e-mail na náš kontakt pro ochranu údajů:

📧 Otevřít předvyplněný e-mail

Nebo zkopírujte tuto šablonu manuálně:

Odpovíme do 5 pracovních dnů s ověřením identity (obvykle vás požádáme o odpověď ze stejné e-mailové adresy, kterou máme v záznamu). Po úspěšném ověření je smazání dokončeno do 30 dnů.

Způsob 3 — Doporučeným dopisem (formální)

Pokud preferujete písemnou žádost poštou, adresujte ji do sídla Správce:

Uveďte stejné informace jako ve Způsobu 2 (celé jméno, e-mail spojený s Meta účtem, volitelně Meta user ID, země pobytu) a jasné prohlášení, že žádáte o smazání podle čl. 17 GDPR v souvislosti s aplikací OneFlow Publisher (Meta App ID 1239370548302204).

Od okamžiku přijetí ověřitelné žádosti o smazání platí následující časová osa:

3.1 Pokud potvrzení neobdržíte

Pokud uplynulo 30 dní od podání žádosti a nedostali jste potvrzení, prosím odešlete žádost znovu na dopita@oneflow.cz s původním datem odeslání, nebo eskalujte věc přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů (viz Sekce 4). Reagujeme na každou legitimní žádost.

Podání žádosti o smazání nemá vliv na vaše ostatní práva podle GDPR. Kdykoli můžete:

• Vyžádat kopii údajů, které o vás máme (právo na přístup, čl. 15 GDPR), před podáním žádosti o smazání.
• Omezit zpracování místo smazání (právo na omezení, čl. 18 GDPR) — například pokud chcete data později využít k právním nárokům.
• Obdržet přenositelnou kopii údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (právo na přenositelnost, čl. 20 GDPR) před smazáním.
• Odvolat dříve udělený souhlas (pokud bylo zpracování založeno na souhlasu, čl. 7 odst. 3 GDPR).

4.1 Dozorový úřad

Pokud se domníváte, že naše zpracování vašich osobních údajů porušuje GDPR, máte právo podat stížnost u českého dozorového úřadu:

Stížnost můžete podat také u dozorového úřadu ve své zemi pobytu, místě výkonu práce nebo v místě údajného porušení, v souladu s čl. 77 GDPR.

4.2 Často kladené otázky

Smazáním údajů zde se smaže i můj Facebook účet? Ne. Zde řešená žádost o smazání pokrývá pouze data, která drží OneFlow s.r.o. v souvislosti s aplikací OneFlow Publisher. Váš Meta / Facebook / Instagram účet je samostatně spravován společností Meta a tímto není dotčen. Smazání samotného Meta účtu provedete podle postupu Meta na facebook.com/help/delete_account.

Smažou se i příspěvky na mé Stránce, které Aplikace publikovala? Příspěvky publikované přes Aplikaci žijí na Facebook stránkách nebo Instagram Business Účtech, které spravujete. Jsou součástí těchto Stránek, ne datového úložiště OneFlow. Smazání vašich údajů u nás příspěvky z podkladových Stránek neodstraní — k tomu použijte vlastní nástroje Meta pro mazání příspěvků. Odstraníme však naše interní záznamy (reference na ID příspěvků, historii plánování, audit logy) vázané na váš účet.

Mohu žádat o smazání jménem jiné osoby? Pouze s řádným zmocněním. Před zpracováním takové žádosti můžeme požádat o plnou moc nebo srovnatelný doklad, v souladu s čl. 12 odst. 6 GDPR.

Co když jsou mé údaje již smazány automaticky? Pokud jste Aplikaci nepoužili 24 po sobě jdoucích měsíců, jsou vaše údaje naplánovány k automatickému smazání podle naší rutinní retenční politiky (viz Zásady ochrany osobních údajů, Sekce 5). Žádost obdržená v tomto okně proces pouze urychlí.